Ich nenne es Zeitmanagement.

Zumindest teilweise. Immerhin sind auch noch jede Menge ToDo-Listen dabei.

Aber zurück zum Anfang! Die letzten richtigen Beiträge in einem richtigen Blog sind bei mir knapp 2 Jahre her. Also seht es mir nach wenn sich hier nicht alles so toll liest. Auf die schlechte Orthografie will ich jetzt gar nicht näher eingehen 😛

Warum beschäftigt man sich mit Aufgaben- und Zeitmanagement?!

Also beruflicher Natur ist es nur bedingt notwendig. In diesem Bereich bin ich überwiegend fremdgesteuert. Ich bekomme meine Aufträge von der Disposition, Projekte werden meist von einem Teamleiter koordiniert und die tatsächliche Arbeit ist meistens nicht so umfangreich. Klar notiere ich mir kleinere Dinge um mich hin und wieder an Material oder auch liegengebliebene Aufgaben zu erinnern.

Aber das allein ist nicht der Punkt wo es kritisch wird. Es ist eher das Privatleben! Und dabei ist dieses nicht mal wirklich spannend ^^

Genau genommen sind es die vielen Dinge die in Summe überwältigend sind. Das hatte teilweise zur Folge, dass sich die Summe aus privaten und dienstlichen Aufgaben und Terminen überfordert hat. Schlaflos, ruhelos und angespannt war ein länger anhaltender Zustand, den ich wirklich äußerst uncool fand!

Dabei ist doch so viel zu tun! Podcast hier – Podcast da! Neue Podcast-Ideen. Fehlende Zeit für bestehende Projekte. Ein Blog wäre auch mal wieder nett. Oder einfach mal ungeniert das ganze Wochenende Zocken. Freunde und Familie verlangen hin und wieder Aufmerksamkeit und vor allem eine Anwesenheit. Aber nicht nur das! Nein auch die Wohnung will mal geputzt werden. Ordnung wäre auch geil. Mal nachts ohne Licht und Verletzungen zum Klo gehen. Ja es sind die kleinen Dinge die glücklich machen 😛

Was Ordnung angeht war ich noch nie eine besonders helle Leuchte. Genau wie beim Kochen, Mathe und Physik! Warum ich das erwähne?! Meine Eltern können das alles und ich vermute sehr stark, dass ich doch adoptiert bin 😉

In den letzten Jahren beschäftige ich mich sehr stark mit den Themen rund um Minimalismus, Besitz, Konsum, Geld und Zeit. In erster Linie geht es dabei um den Besitz. “Weniger ist mehr!” ist ein üblicher Spruch unter Minimalisten! Doch davon war ich immer weit entfernt. Mittlerweile ist es besser. Weniger Besitz heißt weniger Zeit für den Besitz opfern zu müssen.

Ein anderes Thema war und ist die Zeit. Mehr Zeit für mich! Mehr für mich tun! Die freie Zeit effizient nutzen. Stattdessen herrschte aber die Prokrastination, Faulheit und jede Menge “Ich sollt mal…” vor.

Das Zu-viel-zu-tun und Wenn-ich-mal-Zeit-habe wurden meine ständigen Begleiter. Die beiden stressten mich morgens, mittags, abends und machten auch keinen Unterschied zwischen Arbeitstagen, Wochenenden und Urlaub. Der Berg der zu erledigenden Aufgaben wuchs, Projekte und Ideen stapelten sich und in der Wohnung sah es auch nicht gerade sehr einladend aus.

Priorisierte ich das eine, dann blieb das andere liegen und umgedreht. Ein Zustand der für mich nicht länger tragbar gewesen ist und mich schlichtweg überforderte. Doch wie kann man dem ganzen Einhalt gebieten?!

Ein Hoch auf das Internet! Auf diversen YouTube-Kanälen und Webseiten zu dem Thema fand ich durch das Zusammensetzen von für mich relevanten Dingen ein System was offensichtlich funktioniert. Mir fehlte es vor allem an Struktur und Erinnerungen.

Die meisten Zeitmangment-Tipps berufen sich auf Kalender in Papierform. Das ist für mich ein Ding der Unmöglichkeit. Ich will immer und überall Termine und Aufgaben einsehen und verwalten können. Das geht am besten mit meinem Telefon, Tablet oder Computer – Davon habe ich immer etwas dabei.

Daher entwickelte ich in den letzten Wochen ein System in digitaler Form was auf den ersten Blick sehr überladen und verwirrend wirkt. Keine Angst ich werde es in den folgenden Absätzen erläutern 😀

Doch schaut selbst:

Sieht heftig aus, oder?!

Allerdings habe ich bewusst die Wochenansicht gewählt. Das geht auch täglich, monatlich oder Jährlich. Ich nutze meistens die Ansicht, welche mir die aktuelle und die kommende Woche. sprich 14 Tage, anzeigt.

Die App die ich dafür nutze nennt sich Fantastical. Es gibt sie leider nur für Mac und iOS, aber sie ist jeden Cent wert. Diese App nutze ich seit mehreren Jahren täglich. Auch ohne diese Art des Zeitmanagements.

Der Screenshot stammt von der Mac-App. Die Funktionen und der Aufbau sind aber auf dem iPad und dem iPhone identisch. Ich habe bisher keine vergleichbare App gefunden. Die App miCal kommt zwar in die Nähe, aber eben nicht bis ran. Das ist aber mein persönliches Empfinden.

Zurück zu meiner Wochenübersicht!

Vom Prinzip her gliedert sich mein Tag grob in ganztägige Ereignisse, Termine und verschiedene Aufgaben(-Listen).

Bei den ganztägigen Ereignissen ist vermerkt ob ich frei habe oder arbeiten muss. Geburtstage habe ich teilweise schon den Kontakten zugeordnet. Vorher hatte ich für jeden Geburtstag eine Erinnerung zum abhaken. Allerdings bin ich gerade dabei die Kontakte zu aktualisieren. Zumindest steht das auf meiner ToDo-Liste 😉

Ganztägige Ereignisse können aber auch Podcast-Episoden sein. Auch die Tageszahl ist für mich wichtig und deswegen gibt es diese als abonnierten Kalender als ganztägiges Ereignis.

Termine sind teilweise abonniert oder ich trage diese selbst ein. Abonniert habe ich zum Beispiel die Fußballspiele von Bayern, Stuttgart und Aue. Aber auch Spiele der Nationalmannschaft, Spiele im DFB-Pokal und die Formel1-Rennen.

Ich vermerke mir dienstliche Termine ohne Kundenbezug wie zum Beispiel Besprechungen, Werkstatt-Termine oder Schulungen. Privat sind es Veranstaltungen, Arzttermine, Zugfahrten oder wann ich mich wo aufhalte. Eigentlich recht simpel.

Dann kommen wir zu Flut an Aufgaben welche sich überwiegend im zweiten Teil des Tages ausbreiten. Die meisten Aufgaben sind Wiederholungen – Einige täglich, einige wöchentlich, ein paar alle 3 Wochen oder monatlich. Deswegen sieht es auf den ersten Blick so voll aus.

Im Durchschnitt habe ich pro Tag 20-35 Aufgaben zu erledigen. Das klingt erstmal viel, ist es aber nicht. Denn diese Aufgaben sortieren sich nach Listen:

12:00 Uhr – ToDos Arbeit (Material, etc.)

14:00 Uhr – Einkaufsliste (Dinge die ich an diesem Tag einkaufen sollte)

16:00 Uhr – ToDos Wohnung (Aufräumen, pro Tag ein Raum)

18:00 Uhr – ToDos (Aufgaben die ungeplant anfallen und gemacht werden sollen z. Bsp. die Steuererklärung oder die Einkaufsliste schreiben)

20:00 Uhr – ToDos die mich betreffen (Zum Beispiel eine Erinnerung um meine Medikamente für die Hyposensibilisierung einzunehmen)

22:00 Uhr – ToDos Projekte (Hauptsächlich Dinge für das Podcasting, den Blog oder Admin-Tätigkeiten)

Die Zeiten sind dabei völlig irrelevant. Ich trage die Aufgaben nur so nach dem Schema ein, dass der Überblick nicht gänzlich verloren geht. Ich denke man sieht das auch an den Farben ganz gut. Auch arbeite ich die Aufgaben dann ab wenn ich Lust und Zeit habe.

Am Ende des Tages muss die Liste leer sein. Manche Aufgaben sind nur eine Gedankenstütze um den Kopf frei zuhaben – diese hake ich ganz einfach nur ab. Andere Aufgaben verschiebe ich, weil mir zum Erledigen noch etwas fehlt. Gegenwärtig habe ich das Problem mit meiner Steuererklärung. Allerdings werde ich jeden Tag daran erinnert.

Die Aufgaben welche die Wohnung betreffen versuche ich täglich abzuarbeiten um eine Gewohnheit zu entwickeln. Irgendwann will ich auch ohne die Liste wissen, dass ich am Sonntag das Wohnzimmer und am Freitag die Küche putzen sollte 😀

Im Moment trage ich jede noch so kleine Aufgabe die erledigt werden muss in dieses System ein. Dadurch habe ich den Kopf frei und bin wesentlich entspannter. Mein System erinnert mich zuverlässig an offene Aufgaben. Es liegt an mir diese abzuarbeiten oder sinnvoll zu verschieben. Das System funktioniert gegenwärtig recht gut und dabei läuft es erst ein paar Wochen. Ich denke in 4-8 Wochen läuft es perfekt.

Zur Zeit gewinne ich durch strukturiertes Abarbeiten von regelmäßigen Aufgaben und Altlasten zusätzliche freie Zeit. Diese verwende ich dafür die Altlasten auf den ToDo-Listen komplett abzuarbeiten. Wenn das dann irgendwann geschehen ist habe ich wieder mehr Zeit für bestehende (Podcast-)Projekte und um neue Ideen umzusetzen.

Das System funktioniert für mich und schafft mir mehr Freiheiten und Freizeit. Auch wenn es nicht danach ausschaut 😉

Ich kann die ToDos irgendwann bearbeiten. Morgens vor der Arbeit, wenn es geht in der Mittagspause, nachmittags oder Abends. Auch wenn ich an meine Erinnerungen Zeiten gebunden habe – Die Zeitangaben sind lediglich für die Struktur da. Im Moment läuft es so gut, dass ich auch schon Aufgaben vom nächsten Tag abarbeiten kann und durch den Erfolg bin ich motiviert dies auch zu tun.

Es bleibt immer noch jede Menge zeit übrig um Netflix oder Fußball zu schauen, aber auch für Bewegung und Sport und die übliche Prokrastination. Ja ich habe gerade Sport und Prokrastination in einem Satz verwendet 😛

Der Erfolg wirkt sich offensichtlich auf mein Wohlergehen und meine Umgebung aus. Meine Wohnung ist fast ordentlich aufgeräumt und durch optische Ruhe (Keinen Kram der sinnlos rumliegt) wirkt mein Umfeld auf mich beruhigend. Ich fühle mich entspannter, klarer, produktiver und ich bin bei Aufgaben etwas mehr fokussiert. Läuft 🙂

Genau das hatte ich mir erhofft! Allerdings will ich den Tag noch nicht vor dem Abend loben, denn das System muss sich erst noch auf Dauer bewähren. Aber das liegt nicht nur an diesem System sondern auch an mir!

Was haltet Ihr von diesem System?!

Seht Ihr irgendwelche Nachteile?!

Wie bekommt Ihr euren Kram auf die Reihe?!

Welche Möglichkeit der Organisation nutzt Ihr dafür?!

Gruß Ralph

2 Antworten auf „Ich nenne es Zeitmanagement.“

  1. Nun endlich ein Kommentar – schön das du den Blog fütterst ^^

    Ganz schön Interessant wie du dich so organisierst, wir hatten ja auch schon mal ganz kurz darüber gesprochen. Für mich ist so eine App leider nichts, egal in welcher Form. Ich brauche das auf Papier. Ich muss das selbst mit meinen Fingern/meiner Hand UND einem Stift (Ja den brauch ich meistens auch) auf ein Stück Papier schreiben sonst ist es aus den Augen aus dem Sinn. Dafür habe ich einen übermäßig dicken Kalender mit Fotos und viel persönlichen Kram. Der wohnt in meinem Rucksack und wie mein Mann immer sagt, ist eben dieser auf meinem Rücken angewachsen. Das heißt ich habe ihn immer bei mir, egal wo ich hin gehe.
    In diesem befinden sich allerdings auch To-Do-Listen und so ein ganzer Kram. Hin wieder erinnert mich auch mein Handy an Dinge wie zum Beispiel Geburtstage. In meinem Handy gibt es außerdem EINE Erinnerung und die erinnert mich alle 2 Tage daran das ich meine Fische füttern muss. xD Es sind eben die einfachen Dinge die einem wegrutschen, nicht wahr.
    Im Moment besitze ich eine A5 Kalender und tendiere aber dazu mir einen A4 Kalender zu kaufen, da mir der A5 langsam zu klein wird. Ich habe einfach für mich gesehen, das es sinnvoller ist wenn ich mich wirklich damit beschäftige und wenn es bedeutet das da noch ein kleines Bildchen daneben gemalt ist oder irgend etwas, Dinge warum ich mich daran erinnere. Ich habe 2015 versucht nur mit dem Handy zu überleben und mich dadurch an alles erinnern zu lassen. Du glaubst gar nicht wieviele Termine ich dadurch vergessen habe, weil ich sie einfach weggedrückt habe. Sicher gehört zu egal welchem Kalender Disziplin, Dinge die darin stehen auch auszuführen, aber mir gelingt dies eben besser mit Papier und Stift.

    Trotzdem wünsche ich dir maximale Erfolge mit deinem Zeitmanagement, möge es die Freizeit und Ruhe bringen. 🙂

    1. Umsonst hab ich den Blog ja nicht eingerichtet xD

      Hin und wieder soll hier auch etwas publiziert werden. Eventuell baue ich auch noch ein Archiv aus den alten Beiträgen der früheren Blogs. Mal sehen. Eins nach dem anderen.

      Also ein A5-Kalender bzw. ein A4-Kalender wäre mir zu groß und zu unhandlich. Natürlich habe ich auch meist einen Rucksck dabei, aber schnell mal einen Eintrag verfassen geht nun mal nicht immer.

      Da habe ich das Telefon am ehesten einstecken. Zu dem strukturiere ich gerne einmal neu und verscheibe viele Sachen. Elektronisch ist das einfach möglich, analog wird es da schon schwerer.

      Gerade jetzt in der Anfangszeit war das häufiger der Fall. Da hätte ich auf Papier echt Probleme bekommen. Außerdem sind da automatisierte wiederholungen nur bedingt machbar ^^

      Aus den Augen aus dem Sinn ist doch der Sinn des Ganzen. Ich will ja durch die Organisation den Kopf frei bekommen. Wie ist zweitrangig. Wichtig ist, dass ich nicht permanent quälende Gedanken an Dinge habe die ich noch erledigen muss…

      Disziplin ist hierbei wohl das Wichtigste. Sicherlich liegt es daran, dass es sich bei mir im Kalender nicht um Termine handelt sondern um Erinnerungen.

      Diese benachrichtigen mich zwar sind aber deswegen noch lange nicht abgehakt. Somit geht nicht wirklich etwas verloren. Abhaken muss ich sie definitiv und das tue ich ja nicht nur um meine Ruhe zu haben. Dafür wäre mir der Aufwand definitiv zu viel ^^

      Letztendlich muss jeder sehen wie er zurecht kommt – für mich ist das optimal. Für dich eben ein Kalender in Papierform. Wichtig ist, dass man ein System hat was einem hilft.

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